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Onboarding para empresas: concepto, procesos y herramientas

El onboarding para empresas se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que estén satisfechos en la empresa. Este concepto ya existía desde los años 80, pero es realmente ahora cuando se está implementando cada vez más en las empresas. Es muy importante para hacer un buen plan de incorporación de los nuevos empleados que los responsables de recursos humanos sean conscientes de la importancia del onboarding y de que sepan llevarlo a cabo de forma óptima. Además, existen ciertas herramientas digitales que le ayudarán en su aplicación.

¿Conoces cómo diseñar un buen plan de incorporación de los nuevos trabajadores? ¿Sabes que herramientas debes aplicar para facilitar este proceso?

Si todavía no lo tienes claro ¡soluciónalo ya! porque un responsable de recursos humanos como tú debe saber hacer un buen plan de onboarding para beneficiar a la empresa. Si de verdad te interesa aprender sobre este tema lo mejor que puedes hacer es seguir leyendo este post, porque vas a descubrir cómo se diseña un buen plan de integración de los nuevos trabajadores, los beneficios que tiene, en qué consiste este proceso, y qué herramientas digitales están a tu alcance para facilitar su implantación en la empresa.

¡No te pierdas ningún detalle! 😉

¿Qué es el Onboarding para empresas?

El onboarding para empresas es el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa. En dicho procedimiento los nuevos empleados conocerán la organización, su rol, sus nuevos compañeros de trabajo y la filosofía de la empresa.

Está demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Por lo tanto es necesario que desde el primer momento, en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir cómodo y le de un trato excelente para que se lleve una buena impresión. Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa se genera un coste económico muy importante que hay que evitar en la medida de lo posible.

Con un plan de incorporación laboral para nuevos trabajadores óptimo le prestas, desde su primer día de trabajo, la información y ayuda que necesita para que no tenga dudas sobre su nuevo trabajo y se sienta satisfecho en la empresa. Con el onboarding para empresas le  proporcionarás datos sobre cuáles son sus tareas, cómo funciona la empresa, quienes van a ser sus compañeros e incluso enseñarle los sistemas que va a tener que utilizar.

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Si un empleado decide irse en los primeros 6 meses puede deberse a uno de estos dos motivos:

  • Un fallo en el proceso de selección del personal ó
  • Un mal plan de onboarding, en este caso el trabajador no entiende bien la cultura de la empresa y no sabe hacer bien su trabajo.

En cuanto a su duración, puede ser de 1 día, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un año. La duración dependerá del tipo de gestión de la empresa.

En definitiva, el onboarding son las acciones que necesita la empresa hacer para facilitar al trabajador nuevo su inicio, su integración y su adaptación al nuevo puesto de trabajo. Es una buena herramienta empresarial para mejorar la productividad, retener a los mejores profesionales, y reducir los costes laborales.

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Beneficios del onboarding para empresas

Los beneficios del onboarding para empresas son:

  • Retención del talento:  Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificación profesional podrás tener a los mejores en cada área de la empresa.
  • Aumento de la productividad: Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosofía de la empresa, serán productivos más rápidamente. Hasta un 54% más de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.
  • Buena impresión: Si los nuevos trabajadores se sienten cómodos desde el primer día, tendrán mayor sentido de pertenencia a la empresa.
  • Menores costes de contratación: El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste económico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador.

Los beneficios para el trabajador son:

  • Se sienten parte de la empresa
  • Están mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa
  • Tienen mayor motivación para demostrar lo que valen
  • Se encuentran satisfechos y decidirán quedarse en la empresa.

Onboarding y offboarding

El offboarding es justo todo el proceso contrario al onboarding para empresas. Ya hemos visto que el onboarding es el proceso de integración del trabajador a su nuevo trabajo. Mientras que el offboarding es el proceso a realizar cuando un trabajador se va de la empresa. El proceso de offboarding es mucho más complicado y largo que el onboarding. 

Durante el offboarding habrá que explicar a sus compañeros de trabajo el motivo por el que se ha despedido o se ha ido de la empresa, hacer papeleos, firmar documentos y darlo de baja en los sistemas de la empresa, porque puede ver información privada de ésta cuando haya dejado de trabajar. Es importante cambiar passwords y todo tipo de claves para que ya no pueda entrar en los sistemas.

¡No te olvides del offboarding!

Objetivos del proceso de integración de los nuevos trabajadores

Este proceso tiene varios objetivos, los principales son:

Que el nuevo empleado conozca las políticas internas de la empresa

Deben saber todas las normas que tienen que ver con su puesto de trabajo, desde las de carácter legal y social hasta las de seguridad.

El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones

Para ello se le explicarán las técnicas, los métodos y las herramientas necesarias para realizar correctamente sus tareas.

Que el trabajador conozca cuál es la filosofía de la empresa

Debe comprender cuales son los valores, objetivos, la misión y la visión de la empresa.

Que sepa cual es su posición dentro del organigrama de la empresa

Tiene que entender cuál es su ubicación dentro de la jerarquía social de la empresa. Para ello será necesario ayudar al trabajador a que establezca relaciones con el resto de sus compañeros con la finalidad de facilitarle el desarrollo diario de sus tareas.

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Proceso del onboarding para empresas

El proceso del onboarding consta de dos partes importantes:

Primera Parte: Administrativa

Tiene que ver con la documentación que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo trabajador. Como por ejemplo el contrato laboral. También se relaciona con todas las dudas que puede tener sobre cómo funciona la empresa. Como por ejemplo las vacaciones que le corresponden, la ropa que debe ponerse para ir a trabajar, el horario laboral, etc.

Segunda Parte: Formativa

Se refiere a toda la formación que se le está haciendo al trabajador sobre su nuevo trabajo.

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Diseño de un plan óptimo de incorporación de nuevos trabajadores

No existe un modelo único de onboarding para empresas a seguir. Su diseño dependerá del tipo de empresa que sea, de su gestión y del equipo profesional que lo componga.

Este proceso empieza desde mucho antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y tiene varias fases:

Primera Fase: Durante el proceso de selección del personal

Cuando se escribe la oferta de trabajo, se debe explicar en ella cuál es la filosofía de la empresa, sus valores y metas. Durante la entrevista al posible trabajador, se tiene que hacer todo lo posible para que se lleve una buena impresión de la empresa. Para ello, explícale las normas diarias que tendrá que seguir, sus funciones, enséñale las instalaciones, e incluso preséntale al resto de sus compañeros. Se debe hacer un trato personalizado, llamándolo por su nombre para que se sienta cómodo.

Una vez acepte la propuesta de trabajo y antes de que llegue a la empresa, se debe comenzar con el papeleo. Darle de alta en los sistemas que vaya a utilizar en su trabajo, y por supuesto darle de alta en la seguridad social.

Segunda Fase: 1º Día de trabajo

El primer día llegará con muchas dudas e ilusión. Por eso, es conveniente que durante la bienvenida le des una tarjeta firmada por todos o un ramo de flores. Ahora con las nuevas tecnologías le puedes hacer un vídeo dándole la bienvenida a la empresa con mucha ilusión. Una buena práctica es mandar un email a todos los integrantes de la empresa informando de la llegada de un nuevo trabajador. También puedes anunciarlo en las redes sociales para crear un buen ambiente de bienvenida. Además, puedes mostrar una foto del nuevo empleado y realizar una breve biografía..

Pero además de la bienvenida, también es importante en el onboarding para empresas que se le de una formación. En la que se le indique cuáles serán sus funciones, lo que se espera de él, cuáles son los medios necesarios para realizar su trabajo. También es esencial que se le comunique cuál será su horario de trabajo y de descanso. Ponle a su disposición a un manager para que le ayude. Preséntale a sus nuevos compañeros para que puedan ayudarle también a realizar su trabajo.

Todo esto se debe reflejar en un documento o manual, que se le puede entregar en mano o por email. También se le puede enviar un vídeo con todas las instrucciones para que él pueda tener acceso a la información siempre que quiera.

Tercera Fase: 1ª Semana 

Es bueno que tengas un feedback con el nuevo empleado.  Siéntate con él en un lugar tranquilo y pregúntale si tiene toda la información que necesita, si dispone de los recursos necesarios, y si tiene acceso a todos los sistemas. Se trata de saber si está contento, si no fuera sí haz los cambios necesarios para que así sea.

Cuarta Fase: 1 mes en adelante

Tras el primer mes no dejes de reunirte con él para preguntarle frecuentemente si está satisfecho en la empresa. Hazle partícipe en actividades de ésta para que se sienta más identificado con la entidad y aumente su motivación. Háblale de lo que puede conseguir en el futuro porque esto da muy buenos resultados.

👉 Como te habrás dado cuenta, un plan de onboarding para empresas es algo que está vivo. No viene predeterminado, se va cambiando conforme sean los feedbacks de los trabajadores.

¿Qué debes tener claro para esta gestión?

El onboarding para empresas en una herramienta muy poderosa para los responsables de Recursos Humanos. Ya que permite facilitar la adaptación de un trabajador a su nuevo puesto de trabajo. Está demostrado que si un trabajador obtiene una experiencia positiva desde el primer día de trabajo no querrá marcharse de la empresa. De esta manera se puede disminuir la rotación del personal y del mismo modo disminuir los costes económicos. Además, el nuevo empleado será más productivo antes.

Para que el trabajador se sienta cómodo es necesario proporcionarle toda la información y recursos que necesite para desarrollar su trabajo. Para que se sienta integrado desde el primer día es importante  darle una agradable bienvenida. Tanto por parte de la empresa cómo de los compañeros. Por otro lado, es esencial tener reuniones con él y preguntarle si está contento o necesita algo. El onboarding digital permite acelerar el proceso de integración del nuevo trabajador y contribuye a que la experiencia del nuevo empleado sea más positiva.

Como responsable de Recursos Humanos debes estar preparado para hacer un buen plan de onboarding y saber que herramientas digitales debes utilizar para acelerar este proceso. Con la información proporcionada en este artículo, estás más que preparado para realizar un buen plan de onboarding. Además, te he citado algunas herramientas digitales que pueden ayudarte en la ejecución de este proceso. Recuerda que una buena integración del trabajador se traduce en múltiples beneficios para tu empresa.

¡Descubrí cómo mejorar tus procesos de onboarding con Factorial HR! 😊

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¡Hola! Te cuento un poco de mi. Soy panameña y trabajo como Content Manager en Factorial HR para el equipo de LATAM. En Argentina decidí realizar una licenciatura en Dirección de Arte con un enfoque en Creatividad Publicitaria. Al terminar, empecé mi camino en el mundo del marketing digital, creando contenidos y campañas para diferentes mercados y sectores en múltiples plataformas digitales.

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